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Una compañía que tenga claridad sobre sus procesos tiene una gran ventaja competitiva sobre aquellas que no, ya que te permite tener claridad sobre donde te encuentras hoy y que decisiones te impulsan al mañana, por eso hoy traemos un artículo sobre la gestión por procesos, ¿Qué es?, ¿Cuáles son sus características?, ¿Cuáles son sus ventajas? Y más.
La gestión por procesos es la estructura en que una empresa se organiza a nivel interno de tal forma que todo el personal tenga un mismo objetivo para así poder satisfacer de manera eficiente y eficaz las necesidades de los clientes y las metas de la organización. Esto permite generar valor para los consumidores finales al mismo tiempo que a la compañía, a través del desarrollo de un equipo de trabajo con mayor comunicación y sentido de pertenencia por la misma.
En otras palabras, permite tener una visión a profundidad de la organización lo que ayuda a mejorar el flujo de trabajo con base en los requerimientos de los clientes y los objetivos de la compañía.
Pero… ¿Qué es un proceso?
Un proceso es entonces, un conjunto de actividades o eventos que suceden en forma interrelacionada con un fin determinado, transformando así elementos de entrada (Materia prima) en elementos de salida (resultados)
En cada proceso se deben tener en cuenta las siguientes características:
- Identificar las entradas requeridas, el proceso de valor y las salidas esperadas.
Por ejemplo, en una pastelería para preparar una torta, necesitan insumos como huevos, harina, mantequilla, leche, chocolate (Entrada)…. Los cuales pasan por una transformación de valor para llegar a un producto final, en este caso una torta de chocolate (Salida).
En el caso de una compañía que preste servicios sus entradas serán los requerimientos del cliente y las salidas la satisfacción del cliente, pero su transformación de valor estará en su conjunto de procesos que podrían ser gerenciales, operativos, de soporte, etc.
Etapas
En este proceso se deberá definir cuantas y cuáles son las actividades necesarias para lograr lo que se espera.
- Se debe precisar quiénes deberán entregar los insumos necesarios y a quienes se les debe entregar el producto final
- Determinar los métodos necesarios para que las actividades tengan su transformación de valor y se conviertan en salidas exitosas. De igual manera se deben establecer formas de medición para que se logre identificar si se está cumpliendo o no con los objetivos
- Los recursos deben ser suficientes para poner en marcha los procesos, estos pueden ir desde financieros, infraestructura, tecnológicos o incluso talento humano
- Designar un responsable de las actividades para que se estreguen en el tiempo indicado y den cuenta de los objetivos
- Determinar oportunidades y riesgos del proceso, se debe tener en cuenta aspectos que puedan afectarlo ya sean tecnológicos, legales, ambientales o humanos
- Evaluar e implementar los cambios necesarios para llegar a los resultados previstos
- Mejorar los procesos constantemente buscando adaptarse a las necesidades del entorno
Como se puede ver, gestionar tu empresa por procesos requiere de una inversión inicial en cuanto a tiempo dedicado, pero esto se verá retribuido a futuro con la satisfacción de los clientes y la recompra además del ahorro de recursos. También añadirás peso a tu entidad ya que se trabajará mejor y con calidad, cumpliendo e incluso superando las expectativas de los interesados
Ventajas de la gestión por procesos
Teniendo en cuenta lo anterior, al estructurar de manera organizada un proceso empresarial se pueden evidenciar algunas ventajas como:
- Optimizar recursos
- Aumentar la productividad y competitividad
- Mayor control sobre la operación
- Clientes con mayor satisfacción
- Aumento en la calidad de productos o servicios
- Fidelidad por parte de los clientes
- Posicionamiento de la marca
- Innovación y desarrollo
- Alianzas estratégicas
- Rentabilidad y crecimiento
- Orientación hacia los resultados
- Aprendizaje y mejora continua
¿Quiénes intervienen en la gestión por procesos?
Para que una compañía funcione correctamente en todos sus aspectos y pueda lograr los objetivos que se plantea, es necesario tener en cuenta que todas las actividades que se realicen en pro de la organización son transversales; es decir, que, si bien llegan a existir roles y responsabilidades definidas, es un compromiso que deben asumir todos los que estén involucrados en la empresa sin importar su cargo.
- Directivos.
- Gerentes
- Jefaturas
- Operarios
- Empleados de soporte que trabajan directamente con los clientes. Etc.
Swpersé te apoya en la gestión de tus procesos misionales o aquellos esenciales en la cadena de valor (comerciales, soporte…), los cuales precisamente aportan valor a la compañía y a los clientes. También en los procesos de apoyo (administrativos, nomina, cartera, contabilidad), los cuales ayudan a la ejecución de los anteriores, de tal forma que puedas continuar tu camino al éxito con las mejores herramientas.