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La facturación electrónica ha cobrado gran importancia en el país, especialmente desde que se ha declarado como de uso obligatorio por la DIAN. Por eso te traemos un artículo donde conocerás más de este tema y sus beneficios en el 2020, pero primero vamos al contexto.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento legal que no solo avala la transacción de un bien o de un servicio, sino que también es indispensable para la declaración de impuestos, permite comprobar ingresos, egresos y protege a los involucrados en la negociación.
Pero ¿Cómo se llegó a la facturación electrónica?
A través de los años se ha manejado de forma impresa siguiendo los requisitos exigidos por la ley, sin embargo, en muchos casos no era posible saber si la empresa era legitima, la factura legal e incluso quien era el que la recibía, además de causar complicaciones en tema de resguardo y auditoria.
Debido a esto se decidió implementar la facturación electrónica la cual a través del certificado de sello digital brinda mayor seguridad sobre quien expide y quien recibe la factura permitiendo así total seguridad y legitimidad en el documento. Pero ahora, con la intención de reducir el consumo de papel y los espacios de almacenamiento se permitió emitir, recibir y tramitar las facturas de manera totalmente electrónica.
Entonces ¿Qué es una factura electrónica?
Es la representación digital o de la factura que remplaza el uso del papel, pero que de igual manera soporta transacciones de bienes y/o servicios garantizando su autenticidad e integridad en su contenido. Esto cumpliendo con los requisitos técnicos y legales.
Y … ¿Cuáles son sus beneficios?
Desde el área administrativa la operación se da con mayor productividad, permitiendo una mejor gestión en:
- Difusión eficiente de facturas, notas débito o crédito
- Rapidez en las auditorias
- Disminución en tiempos
- Mejor servicio al cliente.
- Reducción de gastos en facturación
- Simplificación de procesos
- Reducción de errores
- Recepción inmediata
- Control sobre la documentación
- Seguridad y eficiencia
Además, permite que los soportes de las facturas se entreguen electrónicamente
¿Quiénes deben aplicar la factura electrónica?
Según la DIAN 2020 deben aplicarla:
- Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
- Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
- personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
- Con más de un establecimiento de comercio.
- Explotación de intangibles. Usuarios aduaneros.
- Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST
Y ¿Cómo implementar la factura electrónica?
Debes cumplir los siguientes requisitos para su puesta en marcha:
- Utilizar el formato XML estándar establecido por la DIAN (formato extensive markup language)
- La numeración debe estar autorizada por la DIAN
- Cumplir con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario y discriminar el impuesto al consumo (cuando sea el caso)
- Utilizar la firma digital (Garantiza autenticidad e integridad)
- Incluir el código único de Sistema ERP CUFE
Las empresas entonces pueden acatar estos requerimientos a través de sus propios medios o con un software que cumpla con los requisitos técnicos y lineamientos de la DIAN para generar facturas electrónicas. En este caso se puede hacer de 3 formas:
- Envío directo: Mediante un software propio que envía directamente a la DIAN la información de los documentos electrónicos
- Proveedor tecnológico: Mediante un software que envía el documento electrónico a un proveedor tecnológico o tercero, quien procesa la información
- DIAN: Ofrecida directamente por la DIAN
PERSÉ ERP
PERSÉ ERP es un software automatizado que le permite generar y transmitir documentos electrónicos a la DIAN, este sistema de facturación electrónica, está desarrollado bajo la modalidad de envío directo vía Web Service, lo cual le evita recurrir a terceros y a costos adicionales, permitiéndole enviar los siguientes documentos:
- Factura de venta
- Notas débito clientes
- Notas crédito clientes
Brindándole así un ERP empresarial de confianza y seguro que además le permite generar mayor productividad y competitividad para que de esta forma se logren los objetivos empresariales con eficiencia y eficacia. En caso de alguna inquietud contáctanos para apoyarte en la implementación del software para facturación electrónica.